Addio ai registri cartacei nell'Università di Udine

Mandati in pensione i registri cartacei dell'Università di Udine. Debutta con la sessione autunnale il registro elettronico che semplificherà il lavoro di professori e personale di segreteria accelerando le procedure di verbalizzazione degli esami. Da settembre sarà introdotto in via sperimentale il nuovo sistema per la registrazione via Web dell'esito degli esami grazie a un nuovo sistema informatico in grado di gestire in maniera integrata le informazioni sugli studenti e sulle liste di esame delle diverse ripartizioni didattiche. A oggi la registrazione degli esiti degli esami è una procedura macchinosa e onerosa tanto per i docenti che per le segreterie didattiche. Gli esami vengono infatti registrati manualmente dal docente, in duplice copia, sul tradizionale registro cartaceo e quindi sul libretto dello studente. Le segreterie didattiche a loro volta sono tenute a riportare il tutto sul sistema informatico dell'università, operazione che anche in un ateneo piccolo come quello di Udine significa qualcosa come 70mila esami all'anno da trascrivere. Con il nuovo sistema i passaggi vengono ridotti a uno soltanto. Il Centro servizi informatici e telematici del l'ateneo è infatti in grado di prelevare le informazioni sugli studenti e sugli esami direttamente dalle liste di iscrizione alle prove che attualmente sono già informatizzate. La registrazione dell'esame da parte del docente comporterà di fatto il solo inserimento della votazione e la comunicazione alla segreteria didattica dell'elenco degli esiti relativi agli studenti esaminati. Non verranno così più utilizzati i registri cartacei, né sarà necessario trascrivere l'esito dell'esame sul libretto dello studente. La ratifica delle registrazioni avverrà confrontando la lista degli esiti ricevuta dal docente con il corrispondente elenco reperito sul sistema informativo. Se non risultano discrepanze, con un'unica conferma tutte le registrazioni elencate vengono rese definitive. I vantaggi sono evidenti: oltre alla netta diminuzione del carico di lavoro per le segreterie e per i docenti, soprattutto quando le sessioni sono affollate di iscritti, il nuovo sistema è in grado di abbattere la percentuale di errori di compilazione da parte del docente e di trascrizione da parte dall'operatore di segreteria. Prossimamente, infatti, verrà attivato automaticamente il controllo, oggi ancora eseguito volta per volta dal personale di segreteria, sulle condizioni che possono invalidare la registrazione, come ad esempio pagamento delle tasse universitarie, propedeuticità e così via. La diminuzione dei tempi di registrazione degli esami consentirà inoltre l'elaborazione più puntuale di analisi statistiche e permetterà agli studenti di ottenere certificati di curriculum di studi aggiornati in tempi brevissimi. La sperimentazione, che rientra in un più ampio progetto di revisione dei flussi informativi dell'ateneo, riguarda circa 80 docenti distribuiti nelle diverse facoltà. La fase di test servirà a mettere a punto il flusso operativo e di perfezionare l'interfaccia utente in modo da garantire la massima facilità di utilizzo per i docenti e, naturalmente, la sicurezza dei dati.

RACHELE NOCERA